How to initialize Opening Balance in InfiniteERP

Introduction

Sebagian besar perusahaan menggunakan infiniteERP setelah perusahaan berjalan, bukan diawal-awal. sehingga saat mengunakan infiniteERP, perusahaan sudah memiliki saldo di trial balance. namun, saat pertama kali infiniteERP pertama kali di install , saldo di trial balance infiniteERP adalah nol. padahal, saldo di trial balance di infiniteERP harus sama dengan trial balance yang sudah ada di perusahaan. sehingga anda harus memasukan saldo awal yang sudah ada itu ke infiniteERP. Saldo di trial balance itu sama dengan saldo neraca + saldo laporan laba rugi. sehingga memasukan saldo awal sama dengan memasukan neraca dan laba rugi. Saat memasukan saldo awal ada dua kemungkinan :

• InfiniteERP go Alive pada awal tahun fiskal : kita perlu memasukan neraca terakhir
• InfiniteERP tidak go alive di awal tahun fiskal : kita perlu memasukan neraca dan laba rugi terakhir per tanggal go alive.

Kalau neraca dan laporan rugi-laba sudah masuk, maka saldo di infiniteERP akan sama dengan saldo yang ada di perusahaan. user guide ini berasumsi infiniteERP go alive diawal tahun fiskal.

Tujuan

• Memandu anda untuk memasukan dokumen fisik neraca dan laporan laba rugi kedalam infiniteERP.
• Memasukan neraca dan laba rugi tidak mudah , ada langkah-langkahnya untuk meniasati flow di infiniteERP
• Neraca dan laba rugi yang dimasukan , harus memperhitungkan buku besar dan buku pembantu yang didukung infiniteERP.

Buku Pembantu

• Buku besar indentik akun, yang letak nya ada di accounting tree - element value, buku pembantu adalah rincian dari buku besar. misalnya : ada akun piutang usaha. buku pembantunya adalah piutang usaha per business partner. yang biasa anda liat di payment report.
• Memasukan sldo awal pada umumnya mengungakan GL journal / Simplel Gl journal. namun jika akun nya memiliki buku pembantu . maka TIDAK BOLEH dilakukan dari gl journal.
• Jika akun memiliki buku pembantu, maka untuk memasukan saldo awal harus 2 tahap : setelah memasukan di buku pembantu , baru memasukan di GL journal.

Buku Pembantu di InfiniteERP

• Sebagaimana di jelaskan di point 3. jika akun memiliki buku pembantu maka tidak boleh langsung dimasukan melalui GL journal.
• Berikut ini adalah akun yang memiliki buku pembantu :
  • kas
  • Bank
  • Utang
  • Piutang
  • Inventory

Langkah-langkah memasukan saldo awal

• Langkah-langkah memasukan saldo awal
• Siapkan neraca untuk memasukan periode saldo awal
• Skenario import

1. Import Inventory
2. Import kas
3. Import bank
4. Import Hutang
5. Import Piutang
6. Import GL Account

Membuat Periode Khusus

• Sebaiknya kita membuat periode khusus untuk saldo awal, tujuan nya supaya nanti kalau sudah selesai di proses memasukan saldo awal, maka kita bisa tutup periode ini.
• kalau sudah ditutup, maka journal tidak bisa di unpost/post. sehingga saldo awal yang sudah di masukan tidak berubah.
• periode awal hanya berdurasi 1 hari. tanggalnya adalah tanggal go alive dikurangi 1 hari.
• Buka financial management - accounting - setup - fiscal year. pilih fiscal year anda. karena go live 1 januari 2021, maka year yang dipilih adalah 2021
• Buka tab periode - buat record baru. misalnya tanggal go alive adalah 1 januari 2021, maka periode saldo awal adalah 31 december 2020.
• Buka financial management - accounting - transaction - open/close periode control. buat record baru. untuk membuka periode saldo awal ini. jika sudah selesai open/close all.
• Saat ini periode awal sudah terbuka. anda bisa lanjut ke langkah selanjut nya.

Menyiapkan neraca, buka periode untuk saldo awal

• Karena kita go alive pada 1 jnuari 2021, maka kita harus menyiapkan neraca per 31 december 2020.
• Anda bisa meminta pada customer untuk menyiapkan neraca pada 31 december 2020.
• Jangan lupa juga menyiapkan buku pembantu
• Berikut adalah contoh neraca yang sudah dilengkapi buku pembantu utang dan buku pembantu piutang.
• Contoh berikut ini mengasumsikan buku kas hanya 1, jumlah buku bank hanya 1, dan macam- macam persedian hanya 1. sehingga tidak perlu rincian buku kas, bank dan inventory.

Skenario Import

• Import Saldo Utang Piutang

1. Saldo utang dimasukan menggunakan purchase invoice, tetapi menggunakan GL ITEM “ MODAL SALDO AWAL “. anda bisa menyiapkan template import hutang sehingga dapat mempercepat dalam skenario import ini.
2. Saldo Piutang dimasukan menggunakan sales invoice, tetapi menggunakan GL ITEM “ MODAL SALDO AWAL “. anda bisa menyiapkan template import piutang sehingga dapat mempercepat dalam skenario import ini.
3. Buka trial balance , perhatikan akun hutang/piutang . pastikan nilai nya sama dengan neraca dari perusahaan .

• Import Saldo Persediaan

1. Buka Windows warehouse, atur seting akun untuk menyesuaikan gudang mengarah kepada akun “ MODAL SALDO AWAL”
2. Saldo awal dimasukan mengunakan Physical Inventory
3. Khusus untuk produk yang jumlah nya memang sudah 0, tidak perlu dimasukan, nanti inventory tidak bisa di-post
4. Cek current stock menggunakan stock report atau widget simple stock by warehouse.
5. cek nilai inventory mengunakan valued stock report . nilai pada stock report harus sama dengan neraca dari perusahaan

• Import Kas / Bank

1. Kas di import mengunakan windows Financial management
   1. Buka windows financial management kemudian masuk ke tab transaction
   2. Buat record baru, tanggal di sesuaikan dengan tanggal pada saat opening balance. masukan nilai saldo awal di kolom deposit amount, gunakan GL item “ MODAL SALDO AWAL”
   3. File:FinancialAccount SaldoAwal.png
2. Dalam kasus ini journalnya sebagai berikut
   1. Kas ( Debet ) : 2,438,777,773.69
   2. Modal Saldo Awal ( Kredit ) : 2,438,777,773.69

Import GL Journal

• GL account diimport mengunakan GL Journal
• Akun yang dimasukan adalah akun yang tidak mempunyai buku pembantu, dalam kasus ini akun tidak mempunyai buku pembantu adalah saham biasa.
• Selain akun yang tiadak mempunyai akun pembantu, anda harus membalik akun modal saldo awal, sehingga totalnya adalah nol.
• Table dibawah ini merupakan rincian buku besar akun “ MODAL SALDO AWAL “
• Terdapapat sisa di debet sebesar 232.500.000
• Sisa ini sama dengan akun saham biasa
• jika akun modal saldo awal kita lawankan dengan saham biasa, maka saldo awal akan habis.
• lihat table di bawah ini, akun modal saldo awal akan habis, karena di lawankan dengan saham biasa
• pastikan total neraca di InfiniteERP sama dengan neraca dari perusahaan
• File:TabelSaldoAwal.png

Tutup Periode

• Setelah neraca sama dengan neraca perusahaan, langkah selanjutnya adalah tutup periode. tutup periode untuk mencegah transaksi backdate yang menyebakan transaksi journal yang sudah balance agar tidak berubah. cara tutup periode seperti berikut ini:
  • Buka windows open/close periode control
  • Pilih periode yang akan di tutup, kemudian klik tombol close periode.

Menguji Hasil seting modal saldo awal

Cek Outstanding Purchase Invoice (Hutang)

• Buka Financial management - Receivable / payable - Analysis tools - Payables Aging Schedule

Cek Outstanding Sales Invoice ( Piutang )

• Buka Financial management - Receivable / payable - Analysis tools - Receivables Aging Schedule

Cek persedian / Inventory

• Buka warehouse management - Analysis Tools - Valued Stock Report

Cek neraca sisa

• Buka financial management - Accounting - Analysis tools - Trial balance Report
• File:TrialBalanceReport 01.png

Cek Bank

• Buka financial management - Accounting - Analysis tools - Financial Account Statement
  • Pilih Financial account bank yang di tuju
  • Piling starting date & ending date
  • Pilih output html, PDF atau excel
  • File:FinancialAccountStatement 01.png