Budget Control Management

Introduction

A budget is an outline of expectations for what a company wants to achieve for a particular period, usually one year.

A budget is an estimation of revenue and expenses over a specified future period of time and is usually compiled and re-evaluated on a periodic basis. Budgets can be made for a person, a group of people, a business, a government, or just about anything else that makes and spends money.

Learn more about definition of Budget

Characteristics of budgeting include:

• Estimates of revenues and expenses.
• Expected cash flows.
• Expected debt reduction.
• A budget is compared to actual results to calculate the variances between the two figures.

Scenario Testing & Setup

Budget Purchase

Direktori modul java expense budget

/modules/org.infinite.expensebudget/src/org/infinite/expensebudget/event 

Define 2 java berikut ini pada document routing configuration, tentukan pada saat document status apa proses java tersebut akan di terapkan :

File Java	Deskripsi
RequisitionBudgetMatchingActionHandler.java	Unrealized Budget Usage, sudah memotong budget tetapi tidak benar-benar memotong, secara akunting belum berkurang, tetapi secara budget sudah berkurang
PurchaseOrderBudgetMatchingActionHandler.java	Realized Budget Usage

Document Routing Configuration Requisition

Document Routing Configuration Purchase Order

Budget Type yang saat ini bisa digunakan yaitu Purchase dan Sales.

Klasifikasi budget

• Budged Opex (Operating Expenditure/Pembelanjaan Operasional) masuk kedalam budget Purchases
• Contoh KPI target HPP 50%, masuk kedalam budget Sales, karena hanya membandingkan target dan aktual

Window Budget

Membuat budget di window budget

1. Pilih Currency
2. Pilih Periode, jika periode di isi maka budget bersifat bulanan, jika periode tidak di isi maka budget bersifat tahunan
3. Tentukan amount dan
4. Budget tersebut dapat ditambahkan dengan beberapa dimensions

Create Requisition

hasil trial ke 1 menggunakan document status complete, file RequisitionBudgetMatchingActionHandler.java tidak berfungsi.
hasil trial ke 2 menggunakan document status release, file RequisitionBudgetMatchingActionHandler.java berfungsi.
dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Create Requisition to order

List bug Window Purchase Order

• Setelah PO terbuat field cost center tidak ikut ke header PO ( Belum close karena harus membuat rto yang baru)
• Potensi bug yang lain adalah ketika dalam satu PO terdapat beberapa PR yang berbeda, karena cost center yang di baca adalah cost center header, seharusnya cost center yang dibaca adalah cost center line PO(done jika di header maka baca cost center di headear jika kosong baca di line). (untuk saat ini sebaik nya menggunakan di header karena sebaik nhya satu po itu satu cost center )
  
• Ketika budget berhasil di proses pada document status release lalu di complete dan kemudian di reactive budget tidak hilang, seharusnya ketika po di reactive budget akan hilang dan ketika budget di release kembali maka budget terproses(done). Saat po di reactive maka budget akan hilang.
  

List bug Window budget

• Setelah PO terbuat, Unrealized Budget Usage tab line tidak berkurang dan (done)

 Setalah PO terbentuk maka budget akan berkurang

• Tab Unrealized Budget Usage juga tidak berkurang (done)

List bug Window Requisition

• Ketika budget berhasil di proses pada document status release lalu di complete dan kemudian di reactive budget tidak hilang, seharusnya ketika requisition di reactive budget akan hilang dan ketika budget di release kembali maka budget terproses(done Budget sudah hilag jika reactiva).
  

hasil trial ke 1 menggunakan document status complete, file PurchaseOrderBudgetMatchingActionHandler.java tidak berfungsi(done).
hasil trial ke 2 menggunakan document status release, file PurchaseOrderBudgetMatchingActionHandler.java berfungsi(done).
dapat dilihat pada gambar berikut ini :

Konfigurasi untuk melakukan export budget dan mendapatkan nilai actual

Header

Pada bagian header budget, budget type update menjadi financial

Line

Sesuaikan field account element sesuai dengan account debit pada purchase invoice, setelah account element di isi update kembali budget type menjadi purchases

Hasil Export Budget

Setelah purchase invoice di post :

Terlihat actual nilai budget dalam currency USD, ini di karenakan general leader menggunakan currency USD

Trial Budget dengan beberapa cost center yang sama serta multi currency

Kasus 1 :
Master budget akan di buat lebih dari satu record dengan cost center sama dan currency berbeda, USD dan IDR, jenis transaksi akan di buat menggunakan 2 currency berbeda pula USD dan IDR. Budget dengan currency IDR telah di buat terlebih dahulu.

Result
Requisition ke 1 dengan currency USD masuk ke budget dengan currency IDR dan tetap dengan nilai USD tidak membaca conversion rate (done).
Transaksi pada window Requisition

Hasil pada window budget

Requisition ke 2 dengan currency IDR masuk ke budget dengan currency IDR.

Create Purchase Invoice

Setelah purchase invoice dibuat kemudian di posting dan account sudah sesuai maka export budget to excel dapat dilakukan dan column actual akan terisi sesuai dengan nilai invoice

New Parameter define Budget

1. Tidak di mungkinkan membuat budget aktif dengan cost center yang sama di periode yang sama

Budget Sales

Membandingkan antara target dan aktual

Budget Financial

File 2018-04-25 21.43.54 Training module BUDGET 844911323 menit 9

Modul standar openbravo antara Budget financial dan budget sales tidak berbeda

Improvement yang dilakukan adalah membudgetkan piutang dan ada hubungannya dengan cash flow