Bagaimana cara mengelola pendapatan dan biaya yang ditangguhkan?

Introduction

Dokumen ini berkaitan dengan dokumen lain dalam Versi Bahasa Inggris How to manage deferred revenue and expenses Dalam kebanyakan situasi, sebuah perusahaan akan ingin mengakui pendapatan segera setelah faktur selesai. Misalnya, ketika distributor makanan dan minuman menjual minuman, pendapatan untuk transaksi tersebut diakui segera setelah barang meninggalkan gudang. Di InfiniteERP, dalam situasi ini, pendapatan dihasilkan sebagai bagian dari akuntansi faktur penjualan yang sesuai dengan transaksi tersebut.

Namun, dalam beberapa keadaan, Anda perlu menangguhkan pendapatan, baik sebagian atau keseluruhan, ke periode berikutnya. Contoh:

• Seorang penerbit yang menjual langganan tahunan untuk majalah akan ingin mengakui pendapatan untuk nilai langganan tersebut selama 12 bulan.
• Sebuah resor yang menjual tiket musim di musim panas (Juni) untuk musim ski berikutnya perlu menunggu hingga awal musim (Desember) sebelum mengakui pendapatan dan mendistribusikan pendapatan tersebut selama durasi musim ski (Desember hingga April).
• Seorang distributor makanan dan minuman yang menjual dan menagih produk yang baru akan dapat dikirimkan kepada pelanggan mereka dalam 3 bulan, perlu menangguhkan pengakuan pendapatan hingga pengiriman.

Demikian pula di sisi biaya, dalam kebanyakan kasus perusahaan akan mengakui biaya (untuk pembelian non-aset dan produk yang tidak dapat di-stok) segera setelah pembelian dilakukan.

Misalnya, jika Anda membeli peralatan kantor (produk habis pakai yang tidak dikapitalisasi), biaya diakui pada saat pembelian. Di InfiniteERP, dalam situasi ini, biaya dihasilkan sebagai bagian dari akuntansi faktur pembelian yang sesuai dengan transaksi tersebut.

Namun, dalam beberapa keadaan, Anda perlu menangguhkan pengakuan biaya. Contoh:

• Sebuah perusahaan yang membeli asuransi bisnis untuk durasi satu tahun ingin mendistribusikan biaya tersebut selama 12 bulan.
• Sebuah perusahaan yang membayar sewa di muka setiap tiga bulan ingin mendistribusikan biaya tersebut selama 3 bulan.

Overview

InfiniteERP memungkinkan untuk mendukung situasi ini dengan kemampuan deferred revenue (pendapatan yang ditangguhkan) dan deferred expense (biaya yang ditangguhkan).

Fungsi yang dijelaskan dalam artikel ini tersedia mulai dari InfiniteERP 3 MP17

Pada sisi revenue (pendapatan)

• Saat membuat faktur penjualan (Sales Invoice), pada tingkat baris, pengguna dapat menentukan:
  • Apakah revenue untuk baris ini perlu deferred
  • Jika ya, jumlah periode di mana revenue perlu didistribusikan
  • Periode awal untuk pengakuan revenue
• Nilai-nilai di atas dapat dikontrol pada setiap baris faktur (Invoice Line).
• Untuk produk yang biasanya memerlukan deferral revenue (penangguhan pendapatan), pengguna dapat menentukan aturan pengakuan revenue di tingkat produk
  • Apakah produk tersebut memerlukan deferral revenue (penangguhan pendapatan)
  • Durasi periode deferral (periode penangguhan)
  • Periode awal paling umum untuk pengakuan revenue, yang dapat didefinisikan sebagai periode saat ini (current period), periode berikutnya (next period) setelah faktur penjualan (Sales Invoice), atau periode yang ditentukan secara manual (manual).
• Nilai yang ditentukan di tingkat produk secara otomatis menjadi default pada baris faktur penjualan (Sales Invoice) saat produk digunakan.
• Nilai-nilai ini juga digunakan saat faktur dibuat dari dokumen lain (misalnya: proses Generate Invoices yang membuat faktur dari pesanan penjualan (Sales Order)).

Pada sisi biaya (expenses)

• Saat membuat faktur pembelian (Purchase Invoice), pada tingkat baris (Purchase Invoice Line), pengguna dapat menentukan:
  • Apakah biaya untuk baris ini perlu ditangguhkan
  • Jika ya, jumlah periode di mana biaya perlu didistribusikan
  • Periode awal untuk pengakuan biaya

• Nilai-nilai di atas dapat dikontrol pada setiap baris faktur (Invoice Line).
• Untuk produk yang umumnya memerlukan penangguhan biaya (Deferral Expense), pengguna dapat menentukan aturan pengakuan biaya di tingkat produk
  • Apakah produk memerlukan penangguhan biaya
  • Durasi periode penangguhan
  • Periode awal yang paling umum untuk pengakuan biaya (expense recognition, yang dapat ditetapkan sebagai periode saat ini, periode berikutnya setelah faktur, atau periode yang ditentukan secara manual.
• Nilai-nilai yang ditentukan di tingkat produk secara otomatis menjadi default pada baris faktur pembelian (Purchase Invoice Line) saat produk digunakan.
• Nilai-nilai ini juga digunakan saat faktur dibuat dari dokumen lain.

Contoh

Pertimbangkan situasi berikut.

Perusahaan F&B Publishing menjual langganan F&B Magazine selama 1 tahun kepada Healthy Foods Supermarkets pada tanggal 17 Oktober 2012. Nilai langganan tersebut adalah $120 dan langganan mencakup periode dari November 2012 hingga Oktober 2013.

Pada tanggal 17 Oktober, sebuah faktur direkam dalam sistem dengan baris untuk langganan. Baris tersebut ditandai sebagai memerlukan penangguhan pendapatan, dengan periode penangguhan selama 12 bulan dimulai dari November 2013.

Entri akuntansi (Journal Entries) berikut dibuat berdasarkan faktur ini:

Date	Account	Debit	Credit
17-OCT-2012	Account Receivables	120.00
	Unearned Revenue		120.00
30-NOV-2012	Unearned Revenue	10.00
	Revenue		10.00
31-DEC-2012	Unearned Revenue	10.00
	Revenue		10.00
...	...	...	...
31-OCT-2013	Unearned Revenue	10.00
	Revenue		10.00

General Ledger Configuration

Untuk menggunakan penangguhan pendapatan dan biaya, Anda perlu terlebih dahulu menentukan akun default yang akan digunakan untuk memposting pendapatan ditangguhkan dan biaya ditangguhkan.

Konfigurasi ini dilakukan di window 'Konfigurasi Buku Besar Umum' (General Ledger Configuration).

Di jendela ini, di tab 'Default', Anda dapat menemukan dua bidang yang relevan:

• Product Deferred Expense: kolom ini menyimpan akun default yang akan digunakan untuk mencatat biaya ditangguhkan. Akun ini biasanya merupakan akun aset.
• Product Deferred Revenue: kolom ini menyimpan akun default yang akan digunakan untuk mencatat pendapatan ditangguhkan. Akun ini biasanya merupakan akun kewajiban.