Bagaimana cara mengelola pendapatan dan biaya yang ditangguhkan?

Introduction

Dalam kebanyakan situasi, sebuah perusahaan akan ingin mengakui pendapatan segera setelah faktur selesai. Misalnya, ketika distributor makanan dan minuman menjual minuman, pendapatan untuk transaksi tersebut diakui segera setelah barang meninggalkan gudang. Di InfiniteERP, dalam situasi ini, pendapatan dihasilkan sebagai bagian dari akuntansi faktur penjualan yang sesuai dengan transaksi tersebut.

Namun, dalam beberapa keadaan, Anda perlu menangguhkan pendapatan, baik sebagian atau keseluruhan, ke periode berikutnya. Contoh:

• Seorang penerbit yang menjual langganan tahunan untuk majalah akan ingin mengakui pendapatan untuk nilai langganan tersebut selama 12 bulan.
• Sebuah resor yang menjual tiket musim di musim panas (Juni) untuk musim ski berikutnya perlu menunggu hingga awal musim (Desember) sebelum mengakui pendapatan dan mendistribusikan pendapatan tersebut selama durasi musim ski (Desember hingga April).
• Seorang distributor makanan dan minuman yang menjual dan menagih produk yang baru akan dapat dikirimkan kepada pelanggan mereka dalam 3 bulan, perlu menangguhkan pengakuan pendapatan hingga pengiriman.

Demikian pula di sisi biaya, dalam kebanyakan kasus perusahaan akan mengakui biaya (untuk pembelian non-aset dan produk yang tidak dapat di-stok) segera setelah pembelian dilakukan.

Misalnya, jika Anda membeli peralatan kantor (produk habis pakai yang tidak dikapitalisasi), biaya diakui pada saat pembelian. Di InfiniteERP, dalam situasi ini, biaya dihasilkan sebagai bagian dari akuntansi faktur pembelian yang sesuai dengan transaksi tersebut.

Namun, dalam beberapa keadaan, Anda perlu menangguhkan pengakuan biaya. Contoh:

• Sebuah perusahaan yang membeli asuransi bisnis untuk durasi satu tahun ingin mendistribusikan biaya tersebut selama 12 bulan.
• Sebuah perusahaan yang membayar sewa di muka setiap tiga bulan ingin mendistribusikan biaya tersebut selama 3 bulan.

Overview

InfiniteERP memungkinkan untuk mendukung situasi ini dengan kemampuan deferred revenue (pendapatan yang ditangguhkan) dan deferred expense (biaya yang ditangguhkan).

Fungsi yang dijelaskan dalam artikel ini tersedia mulai dari InfiniteERP 3 MP17

Di sisi revenue (pendapatan):

• Saat membuat faktur penjualan (Sales Invoice), pada tingkat baris, pengguna dapat menentukan:
  • Apakah revenue untuk baris ini perlu deferred
  • Jika ya, jumlah periode di mana revenue perlu didistribusikan
  • Periode awal untuk pengakuan revenue
• Nilai-nilai di atas dapat dikontrol pada setiap baris faktur (Invoice Line).
• Untuk produk yang biasanya memerlukan deferral revenue (penangguhan pendapatan), pengguna dapat menentukan aturan pengakuan revenue di tingkat produk
  • Apakah produk tersebut memerlukan deferral revenue (penangguhan pendapatan)
  • Durasi periode deferral (periode penangguhan)
  • Periode awal paling umum untuk pengakuan revenue, yang dapat didefinisikan sebagai periode saat ini (current period), periode berikutnya (next period) setelah faktur penjualan (Sales Invoice), atau periode yang ditentukan secara manual (manual).
• Nilai yang ditentukan di tingkat produk secara otomatis menjadi default pada baris faktur penjualan (Sales Invoice) saat produk digunakan.
• Nilai-nilai ini juga digunakan saat faktur dibuat dari dokumen lain (misalnya: proses Generate Invoices yang membuat faktur dari pesanan penjualan (Sales Order)).