Projects/Integration Yasmeera Webstore

This document is still a work in progress. It may contain inaccuracies or errors.

Functional Specifications

Overview

Purpose

Integrasi ini bertujuan untuk se-efektif mungkin menjadikan ERP sebagai central repository, menjadi pusat data dan back office.

Yasmeera Webstore menjadi aplikasi front end yang berhubungan langsung dengan Customer/Pelanggan/Pembeli. Oleh karena itu semua master data akan didefinisikan dan dibuat di ERP. Akan terjadi sinkronisasi data utama dari ERP ke Webstore.

Webstore secara aktif melakukan sinkronisasi terhadap master data dan transaksi bisnis yang terjadi di webstore. Dengan demikian User Pengguna akan lebih banyak bekerja pada aplikasi ERP.

References

None.

Design Considerations

Proyek ini didesain tetap mempertimbangkan mengurangi waktu dan biaya implementasi adopsi InfiniteERP.
InfiniteERP tetap menjadi central repository untuk master data tidak terbatas pada produk dan business partner.

Assumptions

It should be possible to operate this functionality in a pure multi-tenant implementation. In particular, this means that it should be possible for a user to initiate the creation of a new client applying an industry template in a self-service manner without having any prior access to the system and without being a system administrator.

Dependencies

None.

Constraints

Glossary

Webstore adalah aplikasi online shop yang digunakan oleh pelanggan Yasmeera melakukan transaksi pembelian produk Yasmeera, melakukan pembayaran dan melihat status transaksi dan pengiriman.
Pelanggan adalah orang pembeli yang melakukan transaksi pembelian untuk semua produk Yasmeera.
User adalah pengguna aplikasi InfiniteERP.

Functional Requirements

The Scenario

Master Data
- Produk baru akan dibuat di Kulaku.com oleh pengguna tim Yasmeera
- Webstore secara rutin akan sinkronisasi produk baru ke InfiniteERP.
- Tim Admin Kulaku.com akan menambahkan gambar-gambar produk yang akan ditampilkan dan dilihat oleh customer.

Transaksi Penjualan/Sales Order
- Setiap terjadi transaksi penjualan, Webstore akan melakukan update/insert data penjualan tersebut ke ERP dalam bentuk transaksi Sales Order
  - Criteria Status transaksi yang akan dikirim ke InfiniteERP akan disepakati kemudian sesuai bisnis proses.
Proses Penjualan/Sales Order di InfiniteERP
- Setelah ERP menerima data transaksi penjualan, Tim Admin CS akan melakukan monitoring melalui window Outstanding Sales Order.
- Tim CS akan membuat prioritas dan memilih Sales Order mana yang akan diproses dan merubah Document Status pada Sales Order menjadi COMPLETED.
- Jika diperlukan, bisa dicetak dokumen PICKING LIST yang akan digunakan oleh Tim Picking di gudang untuk mengambil stock produk yang akan dikirim.
  - Picking List ini menjadi acuan transaksi untuk mengambil sejumlah produk baik Quantity maupun Lokasi Rak (storage bin). Dengan demikian stok produk disetiap rak di gudang benar-benar tepat dan akurat.

InfiniteERP Implementation

Untuk menerapkan integrasi ini dibutuhkan beberapa setup yang harus dilakukan terlebih dahulu:

Setup Data

A client that represents the organization itself.
Membuat sebuah user account yang akan digunakan Webstore untuk mengakses API
Organization
- Define new Organization for Online WebStore called "ONLINE_STORE"
Master Data Management
- Business Partner
- Product
  - Setiap product yang akan dijual online harus memiliki record di sub tab Product Organization
- Price List - Selling Price
- Import Business Partners
Sales Management
- Sales Order
- Create Invoices from Orders
- Generate Invoices
- Print Invoices
Financial Management
- Define a GL calendar with quarterly periods
- Define Financial Account / a bank account
- Define a cashbook for petty cash transactions
Define the business partner categories:
- Distributor
- Agen
- Reseller
- Suppliers
Define the product categories
- Ads
- Services
- Other
Define Payment Method
A price list adjustment to represent the discount on advertisements for business members (*)

User roles & profiles

Berikut User dan Roles yang terlibat:

API_User: Adalah akun User yang dibuat secara khusus untuk mengakses web services API yang disediakan oleh ERP dan digunakan oleh Webstore untuk komunikasi data. Akun ini memiliki akses untuk melakukan aktifitas CREATE dan UPDATE untuk transaksi Sales Order di ERP.
Non-professional Functional Administrator: Typically a small business owner or trusted employee at a small business that is tasked with configuring the system to meet the requirements of the business. These users are typically computer-literate and very familiar with desktop applications and consumer web sites but does not have a formal education in computer science; they are therefore expecting a user experience comparable to the one of a consumer-grade application. They are very knowledgeable about the way their business work but are not familiar with ERPs and have never participated in a complex IT or formal business process re-engineering project.

Business process definition

Pelanggan melalui webstore melakukan transaksi pembelian dan melakukan pembayaran dengan metode yang dipilih.
Webstore mengirim informasi penjualan Sales Order ke ERP
User ERP melakukan proses selanjutnya untuk proses pengiriman barang.
User ERP membuat transaksi Goods Shipment untuk pengiriman barang
User ERP mencetak alamat Pelanggan dan mengirimnya melalui Ekspedisi
Pihak Ekspedisi secara rutin memberi informasi nome resi pengiriman dan User ERP melakukan update nomer RESI di menu Goods Shipment

User stories

Functional requirements based on business processes

User Interface Mockups

TBD

Web Services API

API main URL :

https://HOST/infinite/org.openbravo.service.json.jsonrest/END_POINT

Parameter umum penggunaan API yang tersedia:

Parameter Name	Description
_org	organization ID
_noCount	count only
_onlyCount
_filter
_startRow	mengambil jumlah baris record start
_endRow	mengambil jumlah baris record akhir
_sortBy	melakukan sorting berdasarkan field tertentu
_selectedProperties	untuk menentukan field apa saja yang akan diquery, untuk melihat nama field tersedia, cukup lakukan GET tanpa parameter dan semua field akan tampil by default.
_where	melakukan filter data untuk field tertentu, contoh: _where=currency.iSOCode='USD https://HOST/infinite/org.openbravo.service.json.jsonrest/Country?_where=currency.iSOCode='USD akan menghasilkan data nama negara yang memiliki mata uang USD

Cara menggunakan parameter:

http://HOST/infinite/org.openbravo.service.json.jsonrest/BusinessPartner?_startRow=10&_endRow=50&_sortBy=name&_selectedProperties=id,searchKey,name,description

JSON REST API yang bisa digunakan untuk integrasi ini:

API Name	End Point	Description
Sales Order	/Order	Sales Order Header adalah informasi transaksi penjualan terkait Pelanggan sebagai pembeli produk
Sales Order Line	/OrderLine	Sales Order Line, dapat berisi lebih dari satu record data product yang dibeli oleh pelanggan
Product	/Product
Example	Example	Example
Example	Example	Example

Sales Order

Contoh Document Approval Sales Order

Contoh penggunaan Document Approval API untuk merubah Document Status di window Sales Order dapat dilihat pada link berikut:

Document Approval API for Sales Order(Sample)

Stock by Storage Bin

Error Result

Jika terjadi error, API akan memberikan standard HTTP ERROR code

HTTP Error Codes

The following HTTP error codes are used to flag different error situations:

400: the request uri or parameters are incorrect, for example the request uri did not have a valid entity name.
409: the JSON content is invalid
404: the object could not be found (applies when a uri points to a single object and that single object can not be found
401: if a security exception occurs
500: is used for all other exceptions

Contoh situasi umum ketika error terjadi dapat dilihat disini

Non-Functional Requirements

Performance: The initial client setup with the application of an industry template should complete within 30 minutes.

Open Discussion Items

Jadwal Sinkronisasi Webstore ke ERP: Realtime or Batch update?

Closed Discussion Items